PM技能:每天如何节省时间2H
发表时间:2018-02-03 16:31


时间是一切财富中最宝贵的财富。 —— 德奥弗拉斯多

每个人都和时间是形影不离的朋友,而这个朋友原则性太强,不管你是在落魄、巅峰,都从你的身边流过,从你清晨洗手的瞬间、从你龇牙咧嘴大吃大喝的瞬间、从你为生计焦头烂额的瞬间、从你为调整身体到正常指标的瞬间,都无情的在流失。如何每天节省2个小时,节省一个你能思考、能和家人享受幸福的时间、或其它更为重要的时间片段,减少未来的遗憾,这非常重要。



一、如何节省时间

a每天下午下班前15~30分钟规划第二天的计划

b每周五下午规划下周的计划

c上午战斗力一般最强,把棘手、重要、困难的事情上午搞定

d建立任务追踪表AR list(表1是总体任务、表2是日程清单),有计划有追踪有重点有紧急

e随时携带总清单,可随后录入电脑

f每天留20%的buffer应急

g早点上班,准时下班

h疲劳来临前休息,最好1个小时休息10分钟

i中午休息半个小时,不要吃太饱(饱暖思瞌睡、饥饿和寒冷使人清醒)

j每次只做一件事

k留出“块”时间给自己,例如利用上午11:30~12:00打电话

l关闭邮箱提醒功能、关闭及时通信工具,定期刷新

m将你的计划(AR list)告知你的领导和团队成员,让领导知道你很忙

n如果别人要求“尽快完成”,应该要求明确、截止日期明确、指出好的或坏的后果

o如何避免老板在下班是给你任务。转变被动为主导,自己提前到老板办公室询问任务(一般下午2点左右),沟通感情同时让老板改变习惯。


二、优先顺序如何排

2.1 传统ABC

A是今天必须完成的任务

B应该做的事情,需有规划

C想做的事情有时间在做

2.2 新型(完成任何任务,取出总清单)

剩余时间还有多少?15分钟做15分钟的事情

你自己精力如何

那件事最重要、最紧急


三、电子邮箱

在你我生活的场景中,人被微信控、微博控、邮件控、QQ控,人类仿佛打开潘多拉的盒子,在不自觉中被现代科技所影响甚至控制,我们相互交流的通道被所谓先进的工具冷冰冰的掌控。不刷刷微信、QQ、微博和邮件,我们变得患得患失了。在智慧时代,我们能碎片化学习获取知识的途径更便捷,但我们的知识却被无情支离破碎;我们能碎碎叨叨海侃,但我们却发现有种瞎子摸象的感觉无法感知系统;我们每天两点一线的忙忙碌碌,但我们的时间总感觉不够用。建议:


3.1 习惯

A关闭电子邮箱(尤其是邮件提醒功能)、及时通信工具(例如微信、QQ等)

B定期检查这些通信工具(频率1小时或1天四次)

C如果是紧急事件,你需要在团队中传达一种理念,重要事情电话或当面沟通

D邮件设置预览功能(直接删除垃圾邮件)并归档

E使用颜色区分重要发件人

F定期存档

G设置拼写检查


3.2 邮件怎样写

A主旨(目的明确,一般6个字)

B每次只谈一个焦点或议题

C理解和分析你的收件人习惯

D简短干练(每句不超过17个字)

E贴主题

F易读、易懂,令人印象深刻(用表格:字不如表,表不如图;用项目符号:项目符合尽量不重复)

G不要语气生硬

H参照PADD方式

Purpose目的

Action任务

Detail细节(例如用项目符合、拼写检查等)

Deadline日期

I     公司统一的邮件签名

J     发生前检查一遍

K     关键字粗体表示

     注意,Email可作为法庭证据,如内容敏感,最好用面对面或电话沟通,不要写敏感内容。


四、会议

很多人调侃项目经理就是做“报告+会议”,实际上会议也是项目经理沟通项目信息的重要手段。看似简单,但往往会犯一些常见的错误,例如最后5分钟没有对内容的总结概述和任务安排,大家都拍拍屁股走人,却留下只是无尽的冲突。

4.1 会议分为:

a传递信息

b决策或解决问题

c头脑风暴


4.2 会议分为:

会议除常见的那些事前确定议程、确定出席人员并确定时间、预定会议室、控制会议、会后总结和会后记录等。

1)    安排一个人记会议笔记

2)    一次会议解决一个业务目标

3)   散会前5~10分钟最重要,复述会议决定、任务安排(任务、负责人和日期)和感谢

4)尽量安排在下午

5)不要安排在周一,项目团队会议最好周五


    西汉的《淮南子》:“往古来今谓之宙,四方上下谓之宇”。人们在空间和时间维度中穿梭人生,对每个人来说‘时间’是最宝贵资产。本文聊时间管理方法,抛砖引玉邮件和会议的基本管理方法,愿每个项目经理能高效自己、高效他人。祝好!


徐波



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